مکالمه تلفنی برای بسیاری از افراد ممکن است کار سختی باشد. آنها ترجیح می‌دهند ملاقات رو در رو داشته باشند و یا اینکه به‌صورت متنی پیام خود را ارسال کنند.
به نظر شما مهم‌ترین دلیل این اتفاق چیست؟ دو دلیل را می‌توان عنوان کرد، دلیل اول را می‌توان خجالت یا کم‌رویی عنوان کرد و دلیل دوم را ترس از قانع کردن دیگران می‌توان نام برد. در این مقاله به نکاتی اشاره می‌کنیم که با انجام آنها می‌توانید یک مکالمه‌ی خوب تلفنی به همراه جذب دیگران داشته باشید.
انتقال پیام در مکالمه تلفنی
برای اینکه بتوانیم در یک تماس تلفنی به راحتی شخص مقابل را جذب کنیم باید با ویژگی‌های انتقال پیام در ارتباط تلفنی آشنایی داشته باشیم. به‌طور کلی در انتقال پیام ۳ عامل بسیار مهم وجود. در واقع این ۳ عامل ابزارهایی هستند که برای تاثیرگذاری بر مخاطب مهم هستند که شامل موارد زیر می‌شوند:
- زبان بدن
- لحن و تن صدا
- محتوای کلام
در هر ارتباطی چیزی حدود ۵۵٪ تاثیرگذاری از طریق زبان بدن انجام می‌شود، ۳۸٪ از انتقال پیام به‌واسطه‌ی لحن و تن صدا و ۷٪ محتوای کلام در انتقال پیام نقش دارند. ۲ نکته را می‌توان در مورد این ارقام ذکر کرد.
نکته اول این است که خیلی از افراد در برقراری ارتباط با دیگران مشکل دارند و یا برای صحبت دچار استرس می‌شوند و توجه‌شان بیشتر به سمت محتوای کلام‌شان است. هر چند محتوای کلام نیز اهمیت خاص خود را دارد اما بیشتر تاثیرگذاری از طریق زبان بدن و لحن و تن صدا انجام می‌شود.
و اما نکته دوم اینکه در یک مکالمه تلفنی، اثرگذاری زبان بدن را نخواهیم داشت. یعنی اینکه ما یکی از ابزارهای تاثیرگذاری بر مخاطب را در اختیار نخواهیم داشت. بنابراین باید روی موارد دیگر تمرکز کنیم تا بتوانیم بهترین استفاده از کمترین ابزارها را داشته باشیم.
می‌تونید برای اطلاعت بیشتر درباره تاثیر گذاری زبان بدن و تن صدا در انتقال پیام، این مقاله را مطالعه کنید: «زبان بدن و تن صدا چگونه در انتقال پیام ما به دیگران تاثیر می‌گذارد؟»
چطور در یک ارتباط به هدفی که داریم برسیم؟
هر کسی هدفی از برقراری ارتباط با دیگران دارد. مثلا ممکن است در یک مکالمه تلفنی کاری، هدف شما متقاعد کردن شخص مقابل برای امضا یک قرارداد یا گرفتن وقت ملاقات باشد و یا شاید هدف شما از مکالمه‌ی تلفنی گرفتن یک تاییدیه باشد. اما چطور باید به هدفی که برای آن مکالمه تلفنی را آغاز کرده‌ایم برسیم؟
شما باید بتوانید به نحوی و در حین مکالمه همراهی شخص مقابل را جلب کنید. این حالت راپو (Rapport) یا ارتباط موثر نام دارد. برای اینکه بتوانید به راپو یا ارتباط موثر برسید باید این نکته را بدانید که اغلب انسان‌ها در ارتباط با دیگران زمانی پاسخ و واکنش بهتری از خود نشان می‌دهند که حس کنند مخاطب آنها به خوشان شبیه است. در ادامه ۸ راه برای اینکه همراهی مخاطب را جلب کنید و به ارتباط موثر برسید را توضیح خواهیم داد.
۱- در مکالمه تلفنی شنونده خوبی باشید
خیلی از افراد هنگامی که وارد مکالمه تلفنی با دیگران می‌شوند، بیشتر ذهن‌شان درگیر این موضوع است که چه حرفی را می‌خواهند بزنند و به همین دلیل به صحبت‌های شخص مقابل توجه نمی‌کنند. برای رسیدن به ارتباط موثر مخصوصا در مکالمه تلفنی باید شنونده خوبی باشید، شاید راه حل رسیدن به هدفی که می‌خواهید به آن برسید در صحبت‌های شخص مقابل باشد.
۲- نپریدن در حرف مخاطب
قطع کردن حرف‌های دیگران نه تنها بی‌ادبی محسوب می‌شود، بلکه حس بدی را در طرف مقابل‌تان ایجاد می‌کند. علاوه بر آن، رشته‌ی کلام گوینده را قطع می‌کند. پس ممکن است با پریدن در کلام مخاطب و قطع کردن صحبت‌های او مانع آن شویم که یک نکته را بیان کند.
این در صورتی است که اگر ما با صبر به صحبت‌های طرف مقابل‌مان گوش دهیم این فرصت را برای خودمان ایجاد می‌کنیم که شخص مقابل نیز با آرامش به صحبت‌های ما گوش دهد. تنها نتیجه‌ای که پریدن در صحبت‌های دیگران دارد دور شدن از ارتباط موثر است.
۳- آگاه کردن مخاطب از توجه شما
در یک ارتباط حضوری، شما می‌توانید با حرکات سر و چشم‌های خودتان مخاطب را متوجه این کنید که به صحبت‌های او به خوبی گوش می‌دهید. اما همان‌طور که گفته شد در تماس تلفنی شما زبان بدن را در اختیار نخواهید داشت و در نتیجه باید راهی را پیدا کنید که مخاطب را از توجه خودتان به او آگاه کنید.
برای این کار در مکالمه تلفنی می‌توانید از اصوات کوتاهی استفاده کنید که نشان می‌دهد در حال گوش کردن به صحبت‌های مخاطب هستید و یا اینکه می‌توانید از کلماتی مانند بله، که اینطور، عجب و درسته استفاده کنید که مخاطب متوجه شود شما به خوبی در حال گوش کردن به صحبت‌های او هستید.
۴- استفاده از کلمات مخاطب در مکالمه تلفنی
هر شخصی دایره واژگان خود را دارد. سعی کنید از دایره واژگان مخاطب برای این کار استفاده کنید. مثلا اگر در حال صحبت کردن درباره موضوعی مانند تلویزیون‌های LED هستید ممکن است مخاطب اسم تلویزیون‌ها را جور دیگر تلفظ کند. سعی کنید که شما هم همان کلمه‌ای که مخاطب استفاده کرده را به کار ببرید و در طول مکالمه سعی کنید سعی کنید نوع درست آن گویش را تکرار کنید. این کار باعث می‌شود با تکرار درست آن جمله ناخودآگاه احساس شباهت با شما کند.
۵- استفاده از تکیه کلام‌های مخاطب
استفاده از تیکه کلام‌های فرد تاثیری مشابه مورد قبل دارد. باید سعی کنیم تیکه کلام‌های مخاطب را شناسایی کنیم و از آنها در صحبت‌های خود استفاده کنیم. تیکه کلام‌هایی مانند عرضم به حضورتون و هر عبارت دیگه‌ای که ممکن است در فرهنگ‌های مختلف متفاوت است و ما عادت نداریم آنها را بگوییم را استفاده کنیم. فقط باید دقت داشته باشید که نحوه‌ی گفتن ما طوری نباید باشد که شخص مقابل حس کند قصد تمسخر او را داریم.
۶- سرعت کلام
سرعت صحبت کردن آدم‌ها با یکدیگر متفاوت است. در مکالمه تلفنی سعی کنید به سرعت کلام طرف مقابل نیز توجه کنید و سپس سرعت کلام‌تان را با او هماهنگ کنید. فقط به این نکته دقت داشته باشید که این تغییر سرعت نباید ناگهانی باشد و احتمال اینکه مخاطب این تغییر ناگهانی را متوجه شود وجود دارد.
۷- تن صدا و زیر و بمی صدا
همان‌طور که اشاره کردیم تن صدا و زیر بمی آن در انتقال پیام اهمیت ویژه دارند. سعی کنید تن صدا و زیر و بمی صدای خودتان را شبیه شخص مقابل کنید. البته این کار ساده‌ای نیست و نیاز به تمرین دارد. پس توجه کنید نباید طوری این کار انجام گیرد که مخاطب حس کند قصد تمسخر او را دارید. طبیعی جلوه دادن این کار بسیار مهم است.
۸- سرعت تنفس در هنگام تماس تلفنی
سرعت تنفسی که شما در یک مکالمه‌ی تلفنی دارید جز ویژگی‌های مهم می‌باشد. زمانی که سرعت تنفس شما شبیه طرف مقابل شود به‌طور ناخودآگاه احساس اینکه به آن شبیه هستید درون مخاطب ایجاد می‌شود. علاوه بر این زمانی که سرعت تنفس شما بر سرعت تنفس مخاطب هماهنگ شود بر روی سرعت صحبت کردن و خصوصیات دیگر صدا نیز یک هماهنگی ایجاد می‌شود.
به‌طور کلی رسیدن به هدف از طریق مکالمه تلفنی به دلیل از دست دادن زبان کمی سخت باشد اما با دقت و توجه به حرف‌های مخاطب و رعایت کردن مواردی که ذکر شد می‌توانید به خواسته‌ای که در یک مکالمه تلفنی دارید برسید و شخص مقابل‌تان را مجذوب خود کنید.
بنا به مطالعاتی که در این زمینه داشتم:
تنها 4 مورد از موارد بالاست ک از اهمیت بالایی برخوردار در بین سایر نکات و توصیه شده در کتابهای هنر متقاعد سازی است که به آنها در بالا اشاره شده.
توقع بود به نکات کلیدی تر اشاره میشد.