ماتریسِ آیزنهاور مفهومی است که به ما کمک می‌کند کارها را براساس مهم یا ضروری بودن اولویت‌بندی کنیم. با توجه به ماتریس آیزنهاور متوجه می‌شوید انجام کدام کارها ضروری و کدام کارها مهم است. کدام کارها را باید به دیگران محول کنید و از انجام کدام کارها می‌توانید صرف نظر کنید.
در واقع با استفاده از ماتریس آیزنهاور که با نام چهارخانه‌های موفقیت یا چهارخانه‌های آیزنهاور هم شناخته می‌شوند، میان حجم عظیمی از کارهای انجام نشده گرفتار نمی‌شویم. با استفاده از این ماتریس کارها را به درستی انجام می‌دهیم و وقت خود را با انجام کارهای بیهوده تلف نمی‌کنیم. همین مساله، کلیدی برای رسیدن به موفقیت است.
ماتریس آیزنهاور چطور شکل گرفت؟
آیزنهاور ۳۴امین رییس جمهور ایالات متحده است. او پیش از ریاست جمهموری، ژنرال ارتش ایلات متحده بود. همچنین او در زمان جنگ جهانی دوم فرماندهی نیروهای متفقین را به عهده داشت. بعد‌ها او به عنوان اولین فرمانده نیروهای ناتو انتخاب شد.
آیزنهاور به علت سمت‌هایی که داشت، همیشه مجبور بود تصمیمات سختی اتخاذ کند. او همیشه با این مساله روبرو بود که از بین وظایف متعدد روی کدام تمرکز کند. این شرایط در نهایت وی را به سمت اختراع “اصل آیزنهاور” (ماتریس آیزنهاور) که شهرت جهانی دارد هدایت کرد.
چرا ماتریس آیزنهاور ما را در رسیدن به موفقیت کمک می‌کند؟
یکی از تفاوت‌های انسان موفق با دیگران این است که کارهای مهم را در زمان خود و به عبارت بهتر، در مناسب‌ترین زمان انجام می‌دهند. آن‌ها به بهانه‌های پیش پا افتاده، کارهای مهم را به بعد واگذار نمی‌کنند. زیرا می‌دانند بالاخره باید زحمت انجام آن کار را به خود بدهند، و هر چقدر آن را به تأخیر بیاندازند، ذهن آن‌ها هم به همان اندازه درگیر و نگران آن خواهد بود. و در عوض هر چه زودتر آن را انجام دهند، ذهن‌شان برای کارهای بعدی، آزادتر می‌شود.
ماتریس آیزنهاور برای اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان کاربرد دارد. برخی ماتریس آیزنهاور را به نام چهارخانه موفقیت هم می‌شناسند. این روش ساده، یک اولویت دهی به کار نیست، بلکه راهی برای به دست گرفتن مهار ذهن به حساب می‌آید.
عملکرد ماتریس آیزنهاور چگونه است؟
بر اساس این فرضیه ساده، کارهایی که ما در یک روز انجام می‌دهیم، به چهار قسمت تقسیم می‌شوند
- کارهایی که هم مهم هستند و هم فوری هستند
- کارهایی که مهم هستند اما فوری نیستند .
- کارهایی که فوری هستند اما مهم نیستند.
- کارهایی که نه فوری هستند و نه مهم .
بسته به اینکه انرژی و تمرکز خود را در کدام یک از این خانه‌ها بگذارید، نتایج متفاوتی خواهید گرفت .
تفاوت فوری با مهم
فوری کاری است که نیاز به توجه فوری و بلافاصله دارد. یعنی همین حالا باید انجام شود. این کارها ما را در وضعیتی قرار می‌دهد که نسبت به رویداد‌ها واکنش نشان دهیم نه پاسخ
مهم کارهایی هستند که در راستای اهداف بلند مدت و ارزش‌های ما قرار دارند. گاه کارهای مهم، فوری هم هستند .
کارهای مهم ما را در حالت پاسخ‌گویی قرار می‌دهند (به جای واکنش) و کمک می‌کنند تا بردبار، منطقی و پذیرای فرصت‌ها باشیم
خانه ی اول «کارهای مهم و فوری»
این خانه به کارهایی اختصاص دارد که در عین حال که مهم هستند، فوری هم هستند. این کارها، هم توجه آنی ما را طلب می‌کنند و هم در جهت اهداف بلند مدت هستند. مواردی که در این خانه قرار می‌گیرند به طور عمده مشکلات، بحران‌ها و قرارها را شامل می‌شوند. کاری که هم مهم باشد و هم فوری، کاری اضطراری و اورژانسی است.
شاید بسیاری از ما فکر کنیم باید به خانه نخست توجه خاصی داشته باشیم و بیشترین وقت و انرژی خود را صرف کارهای مربوط به این خانه کنیم. اما با کمی برنامه‌ریزی و مدیریت می‌توانیم از حجم کارهایی که در این خانه قرار می‌گیرد، بکاهیم وگرنه مجبور می‌شویم تمام روز، با استرس و فشار روانی به دنبال حل و فصل کارهایی باشیم که تعداد زیادی از آن‌ها می‌توانستند در زمان خود، عادی تلقی شوند.
درست است که سه روز دیگر امتحان داریم و باید 500 صفحه از یک کتاب را بخوانیم، اما اگر منصفانه به قضیه نگاه کنیم، یک ترم کامل برای این کار وقت داشتیم. به عبارت دیگر کاری که در زمان خود یک کار مهم و نه فوری بود، حالا به مهم و فوری تبدیل شده است.
کاربرد فراوان اصطلاح دقیقه نودی در فرهنگ و جامعه ما، نشان از آن دارد که بسیاری از ما منتظر می‌مانیم تا کارهای مهم (و نه فوری) به کارهای مهم و فوری تبدیل شوند. خانه ی نخست را خانه ی اضطراب‌ها و استرس‌ها می‌نامند، زیرا انرژی، وقت و تمرکز زیادی از ما می‌گیرند. باید سعی ما بر این باشد که بجز موارد کاملاً تصادفی و اجتناب ناپذیر، باقی کارها در این خانه قرار نگیرند.
خانه ی دوم «کارهای مهم و غیرفوری»
کارهایی هستند که فوریت خانه نخست را ندارند، اما برای رسیدن به هدف‌های زندگی، سلامتی جسمانی و روانی، بهبود روابط حرفه‌ای و شخصی بسیار مهم هستند به عنوان مثال:
- معاینه‌های دوره ای پزشکی و آزمایش‌های مربوط به وضعیت سلامتی
- برنامه ریزی‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت برای کارها و اهداف زندگی
- رسیدگی به موقع به خودرو، خانه، دفتر کار
- گذراندن وقت کافی با همسر و فرزندان
- بودجه بندی برای محل کار و زندگی خانوادگی و پس ازانداز کردن
و طیف وسیعی از کارهای دیگری که اگر همین امروز انجامم ندهیم، اتفاق خاصی در زندگی ما نمی‌افتد. اما حتماً در آینده چوب آن‌را می‌خورد. اگر می‌خواهید در حد امکان، انسان موفق، خوشبخت و شادی باشید یا کمتر دچار مشکلات روانی مانند استرس و اضطراب یا بیماری‌های جسمی شوید، تمرکز و انرژی خود را روی خانه ی دوم بگذارید .
خانه ی سوم «کارهای فوری و غیرمهم»
کارهایی هستند که توجه فوری ما را می‌طلبند، اما برای نیل به اهداف زندگی کمکی نمی‌کنند. کارهایی که معمولاً توسط دیگران به زندگی ما وارد می‌شوند.چند مثال:
بسیاری از تماس‌های تلفنی، پیامک‌ها، ایمیل‌ها، همکاری که به هر بهانه‌ای وارد اتاق ما می‌شود و از ما درخواستی در جهت کار خود دارد. البته این به معنی عدم کمک و یاری به دیگران نیست، اما کمک به دیگران نباید مانع از این شود که، ما اولویت‌های زندگی خود را فراموش کنیم.
خانه ی چهارم «کارهای غیرفوری و غیرمهم»
این خانه به فعالیت‌هایی اختصاص دارد که نه مهم و نه فوری هستند. کارهایی که نه فشار خاصی برای انجام آن‌ها وجود دارد و نه در جهت اهداف بلند مدت ما قرار دارند و نه در راستای تعهدات ما به عنوان یک انسان هستند. نمونه‌هایی از این کارها: تماشای تلویزیون، خرید‌هایی که برای رفع نیاز نیستند، وقت گذرانی در شبکه‌های اجتماعی و…
کافی است به کارهای روزانه ای که انجام می‌دهیم نگاهی بیاندازیم. مطمئنم بسیاری از کارهای ما در خانه چهارم انجام می‌شود. در حالی که معمولاً فایده چندانی ندارند. قصدم این نیست که بگویم کارهای ایمن خانه را از زندگی خود حذف کنیم، بلکه هدف، هشدار این نکته است که این کارها نباید زمان و انرژی زیادی از ما بگیرند.
برای موفقیت کدام خانه را باید انتخاب کنیم؟
مهم است که بدانیم، بیشترین انرژی و تمرکز خود را در کدام خانه می‌گذاریم. کسی که کارهای مهم را در صدر فهرست خود قرار می‌دهد (و البته آن‌ها را انجام می‌دهد) کمتر دچار کارهای اضطراری خانه نخست می‌شود. کسی که کارهای فوری و غیر مهم را در بالای فهرست خود قرار داده، دچار روزمرگی و در نهایت گرفتار اضطراب خانه نخست خواهد شد.
کسی که در صدر فهرست خود رسیدگی به کارهای مهم و فوری را قرار داده، نشان می‌دهد که کارهای مهم (و نه فوری) را در زمان خود انجام نداده است. سرانجام آن کسی که کارهای غیر مهم و غیر فوری را در بالای فهرست قرار می‌دهد، اگر چه ممکن است در حال حاضر نوعی راحتی و آسایش (و نه آرامش) را در خود احساس کند، اما دیر یا زود باید خود را آماده کند که به خانه نخست، خانه استرس‌ها و اضطراب‌ها اسباب کشی نماید.
فرشید پاکذات
